{"id":5744,"date":"2021-04-22T08:45:00","date_gmt":"2021-04-22T06:45:00","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.deepki.com\/?p=5744"},"modified":"2021-11-12T14:30:23","modified_gmt":"2021-11-12T14:30:23","slug":"collecte-donnees-privatives-7-bonnes-pratiques","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.deepki.com\/fr\/blog\/collecte-donnees-privatives-7-bonnes-pratiques\/","title":{"rendered":"Collecte des donn\u00e9es privatives : les 7 bonnes pratiques \u00e0 conna\u00eetre !"},"content":{"rendered":"

Dans un pr\u00e9c\u00e9dent article<\/a>, en plus d\u2019apprendre comment faciliter la collecte de donn\u00e9es en seulement trois \u00e9tapes<\/a>, nous avions vu que les donn\u00e9es des parties privatives \u00e9taient particuli\u00e8rement difficiles \u00e0 r\u00e9cup\u00e9rer. Cependant, elles regorgent d\u2019informations indispensables pour r\u00e9pondre \u00e0 vos objectifs, qu\u2019il s\u2019agisse d\u2019\u00e9diter votre reporting RSE, de faire le point sur votre performance \u00e9nerg\u00e9tique ou bien encore de r\u00e9pondre au d\u00e9cret tertiaire. Aujourd\u2019hui, le blog de Deepki vous d\u00e9voile les bonnes pratiques \u00e0 conna\u00eetre pour collecter les donn\u00e9es de vos locataires !<\/span><\/p>\n\n\n

Les bonnes pratiques juridiques<\/span><\/h2>\n\n\n\n

1. Ins\u00e9rez une autorisation de collecte directement dans le bail de vos locataires<\/strong>
Pour collecter les donn\u00e9es<\/a> des parties privatives, il vous faudra demander une autorisation \u00e0 vos locataires<\/strong>. En effet, ces donn\u00e9es \u00e9tant personnelles, elles sont donc confidentielles<\/strong>. Il vous faudra alors contacter chacun de vos locataires pour leur faire signer une lettre de mandat vous autorisant \u00e0 collecter leurs donn\u00e9es de consommation.<\/p>\n\n\n\n

Afin de faciliter les d\u00e9marches, n\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 joindre la lettre de mandat directement dans le bail de vos nouveaux locataires<\/strong>. De cette mani\u00e8re, vous n\u2019aurez \u00e0 les recontacter ni \u00e0 les relancer sans cesse pour qu\u2019ils vous donnent leur consentement. Un moyen simple pour gagner beaucoup de temps !<\/p>\n\n\n\n

\u00c0 lire \u00e9galement : Collecter les factures de ses locataires, aussi simple qu\u2019une lettre (de mandat) \u00e0 la poste ?<\/a><\/span><\/em><\/p>\n\n\n\n

2. Ins\u00e9rez une clause sp\u00e9cifique dans le contrat de travail de vos property managers<\/strong>
De la m\u00eame mani\u00e8re, quand vous commencez \u00e0 travailler avec un nouveau property manager<\/a>, ins\u00e9rez une clause dans le contrat<\/strong> concernant la collecte des donn\u00e9es privatives. S\u2019il est stipul\u00e9 dans le contrat que le property manager doit aider \u00e0 la collecte de donn\u00e9es, il sera oblig\u00e9 de s\u2019y atteler et s\u2019impliquera certainement davantage.<\/p>\n\n\n\n

3. Ins\u00e9rez une clause sp\u00e9cifique vous autorisant \u00e0 acc\u00e9der aux espaces clients des fournisseurs d\u2019\u00e9nergie<\/strong>
Se connecter aux espaces clients des fournisseurs d\u2019\u00e9nergie requiert une autorisation pr\u00e9alable<\/strong>. Ins\u00e9rer une clause dans le contrat d\u00e8s la signature<\/strong> de ce dernier permet de s\u2019assurer que le fournisseur d\u2019\u00e9nergie donnera l\u2019acc\u00e8s aux espaces personnels n\u00e9cessaires pour la collecte de donn\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n

Une fois ces bonnes pratiques mises en place, il n\u2019y a plus aucun obstacle juridique \u00e0 la collecte des donn\u00e9es des parties privatives, mais qu\u2019en est-il de l\u2019organisation de cette collecte ?<\/p>\n\n\n\n

Les bonnes pratiques organisationnelles<\/span><\/h2>\n\n\n\n

4. Priorisez les actions selon la facilit\u00e9 de collecte des donn\u00e9es<\/strong>
Avant tout, il ne faut pas oublier de mettre en place une d\u00e9marche pragmatique<\/a><\/strong> et de prioriser la collecte en fonction des objectifs que l\u2019on souhaite atteindre<\/strong>. Par exemple, il est possible de commencer \u00e0 collecter les donn\u00e9es sur un b\u00e2timent dont on sait que l\u2019on aura beaucoup de donn\u00e9es afin de donner l\u2019exemple, ou encore en demandant aux property managers de les transmettre chacun leur tour, etc. L\u2019id\u00e9e est juste de trouver comment prioriser la collecte afin de ne pas s\u2019\u00e9parpiller et obtenir des r\u00e9sultats rapidement.<\/p>\n\n\n\n

5. Embarquez les property managers d\u00e8s le d\u00e9but de votre d\u00e9marche<\/strong>
Pensez \u00e9galement \u00e0 impliquer d\u00e8s le d\u00e9but les property managers<\/strong>. En effet, ces derniers doivent avoir connaissance de cette d\u00e9marche<\/strong> afin de pouvoir s\u2019organiser et faciliter le contact avec les locataires. S\u2019ils savent imm\u00e9diatement qu\u2019ils doivent leur parler de la collecte des donn\u00e9es privatives, ils pourront profiter de le faire d\u00e8s qu\u2019ils seront en contact avec eux et ne pas manquer une occasion de leur en parler.<\/p>\n\n\n\n

De plus, le property manager est l\u2019interlocuteur privil\u00e9gi\u00e9 <\/strong>des locataires : c\u2019est avec lui qu\u2019ils sont le plus en contact et ils lui font confiance. Nous pouvons par exemple observer qu\u2019une lettre de mandat est mieux per\u00e7ue lorsqu\u2019elle est envoy\u00e9e par le property manager que par quelqu\u2019un d\u2019autre. Enfin, lorsque ce dernier est sensibilis\u00e9 \u00e0 l\u2019objectif (r\u00e9duire sa consommation \u00e9nerg\u00e9tique<\/a>, faire un reporting, etc.) il peut \u00e0 son tour sensibiliser le locataire et ainsi instaurer un cercle vertueux.<\/p>\n\n\n\n

6. Coordonnez la d\u00e9marche aupr\u00e8s des diff\u00e9rentes parties prenantes<\/strong>
Vos diff\u00e9rentes parties prenantes<\/strong>, internes et externes, doivent \u00e9galement \u00eatre impliqu\u00e9es <\/strong>dans cette nouvelle d\u00e9marche. Pensez donc \u00e0 communiquer dessus et \u00e0 coordonner la d\u00e9marche aupr\u00e8s de chacune d\u2019entre elles.<\/p>\n\n\n\n

7. Adoptez un outil de suivi efficace<\/strong>
Un outil de suivi utilis\u00e9 par tous<\/strong> est le meilleur moyen de savoir o\u00f9 en est la collecte de donn\u00e9es : vous vous demandez quels locataires ont \u00e9t\u00e9 contact\u00e9s ? S\u2019ils ont r\u00e9pondu ? Ou bien si leurs donn\u00e9es ont d\u00e9j\u00e0 \u00e9t\u00e9 collect\u00e9es ? Gr\u00e2ce \u00e0 un outil de suivi efficace, ces r\u00e9ponses seront \u00e0 port\u00e9e de main. Cela vous permettra \u00e9galement d\u2019am\u00e9liorer la communication entre les diff\u00e9rentes parties prenantes<\/strong> puisqu\u2019elles n\u2019auront plus besoin de vous transmettre toutes les informations une \u00e0 une, mais simplement \u00e0 les rentrer directement dans l\u2019outil.<\/p>\n\n\n\n

Les b\u00e9n\u00e9fices de la collecte des donn\u00e9es des parties privatives<\/span><\/h2>\n\n\n\n

La collecte des donn\u00e9es sur les parties privatives vous offre trois b\u00e9n\u00e9fices majeurs<\/strong> :<\/p>\n\n\n\n

Tout d\u2019abord, elle permet d\u2019avoir une meilleure compr\u00e9hension de votre parc immobilier<\/strong> d\u2019un point de vue environnemental et d\u2019un point de vue financier.<\/p>\n\n\n\n

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Le saviez-vous ?<\/strong>
L\u2019\u00e9nergie est le 1er centre de d\u00e9pense dans un b\u00e2timent de logistique et repr\u00e9sente g\u00e9n\u00e9ralement des sommes importantes qu\u2019il faut pouvoir ma\u00eetriser.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

La collecte des donn\u00e9es des parties privatives permet \u00e9galement d’obtenir des indicateurs plus fiables<\/strong>. Lorsqu\u2019il manque des donn\u00e9es (par exemple les consommations des locataires), les indicateurs sont insuffisants pour traiter la donn\u00e9e d\u2019un point de vue r\u00e9glementaire ou pour faire un reporting RSE<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Enfin, la collecte des donn\u00e9es sur les parties privatives permet une meilleure satisfaction des locataires<\/strong>. En effet, cette collecte permet de cr\u00e9er du lien entre les propri\u00e9taires et les locataires<\/strong> qui ont besoin de travailler main dans la main ainsi que de leur proposer des services suppl\u00e9mentaires :<\/p>\n\n\n\n