Foncière : 3 étapes pour faciliter la collecte des données de vos parties privatives

Elisa Provenzale
Date04 février 2021

Les données des parties privatives sont indispensables pour vous permettre d’obtenir une vision globale de vos consommations énergétiques afin de répondre à vos objectifs : qu’il s’agisse de répondre à des obligations réglementaires comme le décret tertiaire, de faire votre reporting RSE ou encore simplement de maîtriser votre périmètre énergétique. Mais cette donnée est loin d’être simple à collecter. Nous avions déjà dressé la liste des obstacles se présentant à vous dans un précédent article, mais aujourd’hui, nous vous proposons d’aller plus loin en vous expliquant comment les braver en trois étapes seulement.

Première étape : identification et implication des acteurs

La première étape pour faciliter la collecte des données des parties privatives est d’identifier quels sont les acteurs impliqués au sein de chacun des bâtiments de votre parc immobilier. On distingue 3 types d’acteurs clés différents :

À chacun de ces acteurs, il faut alors associer les bons contacts. Cela est d’autant plus important et complexe quand le parc immobilier est grand.

Une fois tous les acteurs identifiés, il faut les contacter pour leur expliquer la démarche et les embarquer dans le processus de collecte des données. Cette démarche peut être priorisée en fonction de la stratégie que vous souhaitez adopter :

  • Commencer par contacter les acteurs des plus gros actifs ;
  • Commencer par contacter les plus gros locataires ;
  • Commencer par contacter tous les property managers s’ils ne sont pas trop nombreux, etc.

Ce premier contact va permettre de collecter un certain nombre de données essentielles telles que la typologie de chaque bâtiment, son adresse, sa surface, ses porteurs de contrats, etc. Ces informations sont essentielles pour faire le point sur votre parc dans le cadre d’un reporting RSE ou environnemental, par exemple.

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Deuxième étape : collecte des informations de consommation

Une fois les données patrimoniales collectées, il faut vous assurer de collecter les données énergétiques. Mais vous ne possédez pas ces données et n’avez pas le droit de les collecter sans le consentement préalable du locataire. En effet, il s’agit de données personnelles, donc confidentielles. Il vous faut donc commencer par obtenir l’autorisation des locataires pour collecter leurs données. Le plus simple consiste à prévoir une lettre de mandat que vous n’aurez ensuite qu’à leur faire signer.

De plus, n’hésitez pas à utiliser la vie courante de l’actif pour embarquer vos parties prenantes. Par exemple, s’il y a des événements où tous les locataires sont présents, profitez-en pour communiquer sur votre démarche et les sensibiliser. En effet, informer est la clé.

Collecte automatique VS collecte manuelle
Quelle est la meilleure manière de collecter les données de vos parties privatives ? Cela dépend de la donnée que vous collectez ! En effet, certaines données ne nécessitent pas d’être collectées de manière automatique. C’est notamment le cas des données patrimoniales qui sont rarement amenées à changer. Cependant, dans le cas des données de consommation, il est cependant beaucoup plus intéressant d’automatiser la collecte afin de gagner du temps.

À lire également : Immobilier : pourquoi recourir à la collecte automatique de données ?

Troisième étape : suivi du processus de collecte dans le temps

Le meilleur moyen de suivre l’avancée du processus de collecte des données est de mettre en place un ou plusieurs tableau(x) de bord. Ce ou ces tableau(x) de bord doivent vous donner une vision micro et macro du projet.

Le suivi doit se faire quotidiennement mais un bilan régulier entre les différentes parties prenantes doit également être prévu à intervalles réguliers (tous les 3 ou 4 mois environ). Ce dernier permettra de voir où en est l’avancement du projet et de revoir les priorités si nécessaire.

Enfin, pour assurer la pérennité de la collecte de données il faut faire en sorte que la gestion de projet suive de près la vie du parc, notamment :

  • Les entrées et sorties des locataires ;
  • Les achats et ventes des actifs ;
  • Les bâtiments en travaux ;
  • La manière dont l’actualité impacte la vie du bâtiment (ex : le Covid-19 et le confinement).

Planning d'une vague de collecte des données des parties privatives

La collecte des données de vos parties privatives est un processus chronophage et complexe mais, une fois que vous avez automatisé tout ce qui peut l’être, vous gagnerez un temps considérable ! Bien sûr, il existe des moyens de faciliter cette collecte de données. C’est pourquoi nous vous dévoilerons 7 bonnes pratiques dans un prochain article. Encore un peu de patience… 😉

En attendant, vous pouvez télécharger le support de notre webinaire sur la collecte des données de vos parties privatives pour devenir incollable sur le sujet :

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