Qualité des données immobilières : le rôle des parties prenantes

Clementine Tanguy
Date07 octobre 2024

Dans le secteur immobilier en constante évolution, assurer la qualité des données est devenu crucial. La précision des données est essentielle, surtout avec l’intégration croissante des rapports  ESG (Environnement, Social et Gouvernance) dans les bilans financiers et les stratégies d’investissement (Deloitte, 2024). Face à des exigences d’audit et de reporting de plus en plus strictes, il est impératif de clarifier les rôles de chaque acteur, des gestionnaires d’actifs aux locataires.

Quels sont les rôles de chaque acteur dans la collecte des données ?

La qualité des données ne dépend pas seulement de la volonté des collecteurs, mais aussi de la conception du cadre de collecte. Une structure de projet bien organisée, avec des rôles, des responsabilités et des objectifs clairs, est essentielle pour réussir. En d’autres termes : qui fait quoi et quand ?

Avant toute chose, il est utile de noter que l’organisation des principaux acteurs impliqués dans la collecte des données est généralement structurée comme suit : 

1. ESG/Central Team

Rôle

L’équipe ESG/Central garantit l’organisation, les responsabilités et la structure de votre stratégie ESG.

Missions

L’équipe ESG/Central a plusieurs missions clés :

  • Coordination : Superviser le projet ESG en veillant à l’alignement des processus avec les objectifs organisationnels et les exigences réglementaires.
  • Soutien : Offrir des conseils et une assistance à chaque étape du projet, en aidant les parties prenantes à surmonter les défis et à adopter les meilleures pratiques.
  • Formation et mobilisation : Former et motiver les utilisateurs pour qu’ils acquièrent les compétences nécessaires à une contribution efficace.

Missions liées à la qualité des données

L’équipe ESG/Central veille à ce que les parties prenantes adhèrent à des normes élevées de qualité des données. Elle travaille également avec les gestionnaires d’actifs pour planifier et prioriser les tâches liées aux données, assurant ainsi des processus efficaces et précis.

2. Asset manager

Rôle

Le rôle de l’Asset Manager (ou gestionnaire d’actifs immobiliers) est responsable de la gestion et de l’optimisation des portefeuilles immobiliers, avec un objectif principal d’optimiser la rentabilité des actifs. Cela inclut l’amélioration des performances des actifs, la surveillance du budget opérationnel fourni par les investisseurs, la gestion des taux de vacance et des créances impayées (comme les loyers et les charges communes), ainsi que l’établissement d’un budget prévisionnel annuel. Ils supervisent également la valeur ESG de leurs actifs. Ces tâches ont été rationalisées pour les gestionnaires d’actifs d’Azora, qui ont constaté un gain de temps significatif depuis la mise en œuvre de la plateforme Deepki.

Missions

L’Asset Manager a plusieurs responsabilités clés :

  • Collecter et analyser toutes les données relatives aux actifs qu’il gère.
  • Se tenir informé des tendances du marché immobilier et des nouvelles réglementations.
  • Trouver des locataires et négocier les baux.
  • Développer des stratégies efficaces de valorisation des actifs.
  • Gérer l’entretien technique des espaces communs et superviser les opérations de gestion immobilière.

Missions liées à la qualité des données

L’Asset Manager joue un rôle clé dans la supervision et l’amélioration de la qualité des données. Ses responsabilités incluent :

  • Superviser la progression de la collecte de données, identifier les lacunes et mettre en place des KPI pour améliorer la couverture des données.
  • Désigner les parties prenantes clés et le Responsable de Propriété (PM) pour chaque bien. Ils sont essentiels pour promouvoir une culture d’engagement tout au long du processus, de la mise en œuvre à l’opérationnalisation.
  • Coordonner et superviser le travail des PM, notamment dans les initiatives de durabilité, les améliorations en automatisation, et veiller à ce que les rôles soient remplis tout au long de l’année.
  • Recueillir et transmettre les besoins des PM à l’équipe centrale, en veillant à ce qu’ils soient traités de manière efficace.

3. Property Manager

Rôle

Le rôle du Property Manager (PM) est de gérer les actifs pour le compte des propriétaires et des Gestionnaires d’Actifs. Il surveille de près le budget opérationnel du bâtiment et, si nécessaire, délègue certaines tâches opérationnelles au Facility Manager.

Missions

Le Responsable de Propriété a plusieurs tâches clés :

  • Gérer les aspects techniques des espaces communs.
  • Superviser la gestion des baux.
  • Servir de liaison entre propriétaires et locataires pour assurer une communication fluide et une relation optimale.
  • Améliorer l’expérience quotidienne des locataires et propriétaires.
  • Déléguer, si nécessaire, la gestion opérationnelle et réglementaire au Responsable Technique.

Missions liées à la qualité des données

Leurs principales responsabilités sont d’assurer un processus de collecte de données régulier et fiable, notamment :

  • Ils collectent et téléchargent les données manuelles selon un calendrier défini, vérifient les compteurs et les bâtiments pour assurer un mappage correct, et corrigent les erreurs éventuelles.
  • Ils analysent régulièrement les données pour identifier des anomalies ou variations, afin de garantir leur exactitude.
  • Ils gèrent les échanges avec les locataires et recueillent les mandats signés.
  • Ils fournissent les informations nécessaires pour automatiser la collecte des données et apportent les corrections nécessaires.

4. Facility Manager

Rôle

Le Facility Manager (FM) est un professionnel clé pour assurer le bon fonctionnement des bâtiments et des équipements d’une entreprise. Ce domaine se divise en deux catégories principales :

  • Services : Accueil, services de conciergerie, nettoyage, sécurité, sûreté, restauration, etc.
  • Aspects techniques : Systèmes électriques (haute et basse tension), HVAC (chauffage, ventilation, climatisation), équipements de levage…

Missions

Le Facility Manager a plusieurs objectifs clés :

  • Assurer la gestion de l’environnement de travail pour les entreprises externalisant ces services.
  • Optimiser le rapport qualité-coût des actifs.
  • Garantir le bon fonctionnement du bâtiment tout en respectant les normes réglementaires.

Missions liées à la qualité des données

Les Facility Managers utilisent divers systèmes de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) pour accomplir leurs tâches. Ces outils logiciels collectent une grande quantité d’informations sur les bâtiments et leurs équipements. En exploitant ces données, les Facility Managers peuvent surveiller et optimiser les activités de maintenance, améliorer l’efficacité opérationnelle et garantir la conformité réglementaire.

5. Locataire

Rôle

Le locataire est en contact quotidien avec le Property Manager.

Missions

Leurs responsabilités incluent :

  • Louer tout ou partie d’un bâtiment selon leur stratégie immobilière.
  • Collaborer avec le Property Manager en partageant les données de consommation, notamment pour se conformer aux réglementations comme le Décret Tertiaire en France.
  • Éventuellement négocier les charges facturées par le Responsable de Propriété.

Missions liées à la qualité des données

Le véritable défi apparaît lorsqu’il s’agit d’impliquer les locataires dans la collecte de données, car ils contrôlent leurs propres données énergétiques. Ce sont eux qui décident qui y accède, comment elles sont utilisées, et sous quelles conditions. Une collaboration efficace est donc essentielle pour rendre ce partage simple et avantageux pour les deux parties. Les données de consommation des espaces privés étant confidentielles, leur accès nécessite l’autorisation des locataires, souvent via une lettre d’accord signée. 

Outils et technologies d’analyse des données dans l’immobilier

Les technologies avancées et les outils spécialisés ont transformé le secteur immobilier ces dernières années. Choisir le bon logiciel ne se limite plus à une simple optimisation : c’est ce qui peut faire la différence entre un investissement ordinaire et un investissement exceptionnel. Ces solutions ne sont plus de simples options, mais des éléments clés pour assurer la qualité et la vérification des données, indispensables à l’exactitude des rapports ESG. Des audits réguliers renforcent cette fiabilité. Par exemple, pour obtenir l’attestation ISAE 3000, Deepki a mis en place de nouveaux processus axés sur l’amélioration de la qualité des données.

La collecte de données reste néanmoins un défi majeur (Enquête Bloomberg, 2024). Les méthodes varient d’un pays à l’autre, certains ayant des systèmes automatisés performants, tandis que d’autres peinent à suivre. Le premier obstacle est de savoir qui fournit les données et comment y accéder efficacement. Deepki simplifie cette démarche, en accompagnant les utilisateurs à chaque étape, de la mise en œuvre de leur plan d’action ESG à la soumission des rapports, tout en garantissant la conformité aux réglementations. En clarifiant les rôles de chacun, Deepki permet d’aligner l’ensemble de l’organisation et du portefeuille sur les objectifs ESG. La plateforme aide ainsi les gestionnaires d’actifs à répondre aux exigences strictes en matière de reporting ESG et financier.

Le besoin de données de qualité

Des données fiables sont essentielles pour bien gérer la performance ESG. Avec l’attention croissante des investisseurs et des banques sur ces critères, l’accès au capital devient de plus en plus difficile et coûteux sans une transparence claire sur l’impact ESG. Les entreprises doivent donc publier des informations précises. Par exemple, 28 % des investisseurs envisagent de se retirer des actifs non conformes aux critères ESG, tandis qu’un tiers sont prêts à payer des primes pour des actifs qui respectent ces critères (Enquête CBRE : Europe Investor Intentions Survey 2023).

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