Página inicialEn el escenario inmobiliario actual, garantizar la calidad de los datos se ha convertido en una prioridad absoluta. Es fundamental disponer de datos precisos y completos, especialmente a medida que los informes ESG (Environmental, Social, and Governance) se integran más profundamente con los informes financieros y las estrategias de inversión (Deloitte, 2024). A medida que se intensifican las exigencias de las auditorías y los informes, crece la necesidad de claridad en las funciones y responsabilidades de todas los stakeholders, desde los gestores de activos hasta los inquilinos.
¿Quién hace qué en el proceso de recopilación de datos?
Conseguir datos de alta calidad no sólo depende de la voluntad de los recopiladores de datos. Empieza por cómo se diseña el marco de recopilación de datos. Una estructura de proyecto bien organizada, con funciones, responsabilidades y objetivos claramente definidos, es crucial para el éxito del proceso de recopilación de datos. En términos sencillos: ¿Quién hace qué y cuándo?
En primer lugar, conviene señalar que la organización de los principales stakeholders que participan en la recogida de datos suele estructurarse de la siguiente manera:
1. ESG/Central Team
Su función
El equipo ESG/Central garantiza la organización del proyecto, las responsabilidades y la estructura de su estrategia ESG.
Sus misiones
El equipo ESG/Central tiene varias misiones clave:
- Coordinación: supervisar todo el proyecto ESG. Además, asegurándose de que todos los procesos están alineados con los objetivos de la organización y los requisitos reglamentarios.
- Apoyo: proporcionar directrices y asistencia en cada fase del proyecto, ayudando a los stakeholders a superar los retos y aplicar las mejores prácticas.
- Formación y movilización: Movilizar y formar a los usuarios, garantizando que todos los implicados estén equipados con los conocimientos y habilidades necesarios para contribuir eficazmente.
Misiones relacionadas con la calidad de los datos
El equipo ESG/Central se compromete con los stakeholders para asegurarse de que comprenden y respetan las normas de calidad de los datos. El equipo también colabora con los gestores de activos para planificar y priorizar las tareas relacionadas con los datos, garantizando procesos de datos eficientes y precisos.
Más información sobre ESG: un compromiso de toda la empresa en el sector inmobiliario
2. Asset manager
Su función
El Asset Manager (AM) es responsable de gestionar y optimizar las carteras inmobiliarias, centrándose principalmente en maximizar la rentabilidad de los activos. Esto incluye mejorar el rendimiento de los activos, supervisar el presupuesto operativo proporcionado por los inversores, gestionar las tasas de desocupación y las cuotas impagadas (como el alquiler y los gastos comunes), y establecer un presupuesto anual previsto. Además, son responsables de supervisar el valor ESG de sus activos. Todas estas tareas se han simplificado para los gestores de activos de Azora, que han informado de un importante ahorro de tiempo desde la implantación de la plataforma Deepki.
Sus misiones
El Asset Manager tiene varias responsabilidades clave:
- Recopilar y analizar todos los datos relacionados con los activos que gestionan.
- Mantenerse informados sobre las tendencias del mercado inmobiliario y las nuevas normativas.
- Encontrar inquilinos y negociar contratos de arrendamiento.
- Desarrollar estrategias eficaces de valoración de activos.
- Gestionar el mantenimiento técnico de las zonas comunes y supervisar las operaciones de gestión inmobiliaria.
Misiones relacionadas con la calidad de los datos
El AM desempeña un papel fundamental en la supervisión y mejora de la calidad de los datos. Sus responsabilidades incluyen:
- Supervisión del progreso de la recopilación de datos, identificación de lagunas y aplicación de indicadores clave de rendimiento para mejorar la cobertura de los datos.
- Designar a los principales stakeholders y al gestor de cada propiedad. Son esenciales para fomentar una cultura de compromiso con el proceso, tanto durante la implantación como durante la puesta en marcha.
- Coordinar y supervisar el trabajo de los PM, especialmente en iniciativas de sostenibilidad y mejoras de la automatización. Además, garantizar que las funciones se cumplen a lo largo del año.
- Recoger y comunicar las necesidades de los PM al equipo central, asegurándose de que estas necesidades se abordan de manera eficiente.
3. Property Manager
Su papel
La función de un Property Manager (PM) es sencilla: gestionar los activos en nombre de los propietarios y los Asset Managers supervisando de cerca el presupuesto operativo del edificio y, cuando sea necesario, delegando tareas más operativas en el Facility Manager.
Sus misiones
Un Property Manager es responsable de varias tareas clave:
- Gestionar los aspectos técnicos de las zonas comunes.
- Supervisar la gestión de los arrendamientos.
- Actuar como enlace entre propietarios e inquilinos para garantizar una buena comunicación y la mejor relación posible.
- Mejorar la experiencia diaria tanto de los inquilinos como de los propietarios.
- Delegar potencialmente la gestión operativa y reglamentaria en el Facility Manager.
Misiones relacionadas con la calidad de los datos
Su objetivo principal es impulsar un proceso coherente y regular de recogida de datos, que incluye:
- Recopilación y validación de datos: Los PM recopilan y cargan los datos manuales según el calendario previsto, comprueban los detalles de los contadores y los edificios para garantizar una asignación correcta, y corrigen cualquier error en los datos.
- Análisis de datos: Los PM analizan regularmente los datos para identificar picos o caídas, mejorando la precisión de los datos.
- Gestionan su comunicación con los inquilinos y recogen los mandatos firmados de los inquilinos.
- Apoyo a los procesos automatizados: Los PM proporcionan la información necesaria para la recopilación automatizada de datos y realizan las correcciones necesarias.
4. Facility Manager
Su papel
El Facility Management (FM) se refiere a las empresas que externalizan el mantenimiento y la gestión operativa. Este campo se divide en dos categorías principales:
- Servicios: Recepción, conserjería, limpieza, seguridad, catering, etc.
- Aspectos técnicos: Abarca los sistemas eléctricos (alta y baja tensión), HVAC (calefacción, ventilación y aire acondicionado), equipos de elevación, etc.
Sus misiones
El Facility Manager tiene varios objetivos clave:
- Gestionar el entorno de trabajo de las empresas que optan por externalizar estos servicios.
- Optimizar el equilibrio entre la calidad y el coste global de los activos.
- Garantizar que el edificio siga siendo operativo y cumpla las normas reglamentarias.
Misiones relacionadas con la calidad de los datos
Los gestores de instalaciones confían en diversos sistemas informatizados de gestión del mantenimiento (GMAO) para desempeñar sus funciones. Estas herramientas de software recopilan una gran cantidad de información sobre los edificios y sus equipos. Al aprovechar estos datos, los gestores de instalaciones pueden supervisar y optimizar las actividades de mantenimiento, mejorar la eficiencia operativa y garantizar el cumplimiento de la normativa.
5. Inquilino
Su papel
El inquilino está en contacto diario con el Property Manager.
Sus misiones
Sus responsabilidades incluyen:
- Arrendar una parte o la totalidad de un edificio en función de su estrategia inmobiliaria.
- Colaborar con el PM compartiendo sus datos de consumo, especialmente en cumplimiento de normativas como el Decreto Terciario en Francia.
- Negociar eventualmente las cargas facturadas por el PM.
Misiones relacionadas con la calidad de los datos
La parte complicada llega cuando hay que implicar a los inquilinos en el proceso de recopilación de datos. Simplemente porque son los propietarios de sus datos energéticos, pueden decidir qué ocurre con ellos. Pero también significa que, sin un incentivo, no es fácil conseguir que compartan estos datos: ¿por qué se iban a molestar en asumir una tarea extra? ¿Cómo facilitar el proceso de recopilación de datos?
Para que el intercambio de datos sea sencillo y beneficioso para ambas partes, es esencial adoptar un enfoque colaborativo. De hecho, en el caso de los datos de consumo de espacios privados, estos datos son confidenciales porque son privados, lo que significa que el acceso requiere la autorización de la persona propietaria. En este caso, necesitará una carta de autorización firmada por cada inquilino que le conceda permiso para recopilar los datos. Si colaboramos con los servicios adecuados, podemos crear un entorno en el que los datos de sostenibilidad fluyan libremente, beneficiando a todos los stakeholders a largo plazo.
Herramientas y tecnologías de análisis de datos en el sector inmobiliario
Es imposible ignorar el sólido conjunto de herramientas y tecnologías que han surgido en los últimos años en el sector inmobiliario. La selección de la solución de software adecuada puede ser el factor que le ayude a transformar una inversión en una gran inversión. Estas herramientas no sólo son útiles, sino que son vitales para contar con procesos sólidos de recopilación de datos y mecanismos de verificación, que son fundamentales para garantizar la exactitud de los datos ESG comunicados. Las auditorías periódicas y la verificación de datos son necesarias para mantener la fiabilidad y la confianza. Por ejemplo, para cumplir la norma ISAE 3000, Deepki ha implantado nuevos procesos centrados en mejorar la calidad de los datos.
Sin embargo, la recopilación de datos plantea numerosos retos (Bloomberg Survey, 2024). Por ejemplo, cada país tiene sus propios métodos, influidos por las distintas normativas. Algunos países cuentan con avanzados conectores de datos automatizados, mientras que otros van a la zaga. El primer obstáculo es comprender quién proporciona los datos y cómo acceder a ellos de forma eficaz. La plataforma Deepki facilita esto guiando a todas los stakeholders a través de cada etapa del proceso, desde la implementación de su plan de acción ESG hasta la presentación de informes sobre sus objetivos ESG y garantizando el cumplimiento de complejas regulaciones y compromisos. Deepki ayuda a hacer operativa su estrategia, asegurándose de que todo el mundo entiende su papel en el cumplimiento de sus objetivos en toda su organización y cartera. Esta plataforma ayuda a los gestores de activos a cumplir las estrictas normas ESG y de información financiera.
La necesidad de datos de calidad
Estos datos de alta calidad son primordiales. Esto se debe a que todo empieza con ellos y con la gestión de su rendimiento ESG. De hecho, cada vez es más complejo y costoso para los agentes inmobiliarios acceder al capital sin revelar su impacto ESG, ya que los inversores y los bancos se están volviendo más vigilantes y reacios al riesgo en relación con el rendimiento ESG. Es crucial que las empresas produzcan y divulguen información ESG con facilidad. Por ejemplo, el 28% de los inversores está dispuesto a desinvertir en activos no respetuosos con la ESG, y un tercio está dispuesto a pagar primas por activos respetuosos con la ESG (Encuesta de CBRE: Europe Investor Intentions Survey 2023).
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