Il ruolo degli stakeholders nel garantire la qualità dei dati nel settore immobiliare

Nell’attuale panorama immobiliare, garantire la qualità dei dati è diventata una priorità assoluta. Dati accurati e completi sono fondamentali, soprattutto soprattutto con la crescente integrazione del reporting ESG (Environment, Social and Governance) nei bilanci e nelle strategie di investimento (Deloitte, 2024). Con l’intensificarsi delle richieste di audit e di reporting, cresce l’esigenza di maggiore chiarezza nei ruoli e nelle responsabilità di tutti gli stakeholder, dai gestori degli asset ai locatari.

Quali sono i ruoli di ciascun attore nella raccolta dei dati?

La qualità dei dati non dipende solo dalla volontà di chi li raccoglie, ma anche da come è strutturato il framework di raccolta. Una struttura di progetto ben organizzata, con ruoli, responsabilità e obiettivi chiari, è essenziale per il successo di raccolta dei dati. In altre parole: chi fa cosa e quando?

Innanzitutto, è utile notare che l’organizzazione dei principale stakeholder coinvolti nella raccolta dei dati è generalmente strutturata come segue:

1. ESG/Central Team

Ruolo

Il team ESG/Central assicura l’organizzazione del progetto, le responsabilità e la struttura della strategia ESG.

Missione

Il team ESG/Central svolge diverse missioni chiave:

• Coordinamento: supervisionare il progetto ESG, assicurando che i processi siano allineati agli obiettivi organizzativi e ai requisiti normativi.
• Supporto: fornire indicazioni e assistenza in ogni fase del progetto, aiutando gli stakeholder a superare le sfide e ad adottare e le migliori pratiche.
• Formazione e coinvolgimento:Formare e motivare gli utenti ad acquisire le competenze necessarie per contribuire efficacemente.

Missioni legate alla qualità dei dati

Il team ESG/Central assicura che gli stakeholder rispettino elevati standard di qualità dei dati. Collabora inoltre con gli asset manager per pianificare e dare priorità alle attività relative ai dati, garantendo processi efficienti e accurati.

Per saperne di più sull’ESG: ESG: un impegno di tutta l’azienda

2. Asset manager

Ruolo

L’Asset Manager è responsabile della gestione e dell’ottimizzazione dei portafogli immobiliari, con l’obiettivo primario di massimizzare la redditività degli asset. Ciò include il miglioramento delle performance degli asset, il monitoraggio del budget operativo fornito dagli investitori, la gestione dei tassi di sfitto e dei debiti insoluti (come affitti e spese comuni) e la stesura di un bilancio annuale di previsione. Inoltre, monitorano il valore ESG degli asset. Questi compiti sono stati semplificati per gli Asset Manager di Azora, che hanno registrato un significativo risparmio di tempo dopo l’implementazione della piattaforma Deepki.

Missione

L’Asset Manager ricopre diverse  responsabilità chiave:

• Raccogliere e analizzare tutti i dati relativi agli asset gestiti.
• Tenersi aggiornati sulle tendenze del mercato immobiliare e sulle nuove normative.
• Trovare inquilini e negoziare contratti di locazione.
• Sviluppare strategie efficaci per aumentare il valore degli asset.
• Gestire la manutenzione tecnica delle aree comuni e supervisionare le operazioni di gestione immobiliare.

Missioni legate alla qualità dei dati

L’Asset Manager svolge un ruolo chiave nella supervisione e nel miglioramento della qualità dei dati. Le responsabilità comprendono :

• Supervisione del processo di raccolta dei dati, identificazione delle lacune e implementazione di KPI per migliorare la copertura dei dati.
• Designare gli stakeholder chiave e il Property Manager (PM) per ogni proprietà. Questi sono essenziali per promuovere una cultura di coinvolgimento nel processo, sia in fase di implementazione che di operatività.
• Coordinare e supervisionare il lavoro dei PM, in particolare per quanto riguarda le iniziative di sostenibilità, i miglioramenti dell’automazione e la garanzia che i ruoli siano rispettati.
• Raccogliere e comunicare le esigenze dei PM al team centrale, assicurando che vengano soddisfatte in modo efficiente.

3. Property Manager

Ruolo

Il ruolo del Property Manager (PM) è quello di gestire gli asset  per conto dei proprietari e degli Asset Manager. Tiene sotto controllo il bilancio operativo dell’edificio e, se necessario, delega alcuni compiti operativi al Facility Manager.

Missione

Il Property Manager ricopre diverse responsabilità chiave:

• Gestire gli aspetti tecnici delle aree comuni.
• Supervisionare la gestione dei contratti di locazione.
• Fare da tramite tra proprietari e inquilini per garantire una comunicazione fluida e relazioni ottimali.
• Migliorare l’esperienza quotidiana di inquilini e proprietari.
• Se necessario, delegare la gestione operativa e normativa al Facility Manager

Missioni legate alla qualità dei dati

Le loro principali responsabilità sono quelle di garantire un processo di raccolta dei dati regolare e affidabile, che comprende :

• Raccolta dati e convalida: I PM raccolgono e caricano i dati manuali nei tempi previsti, controllano i dettagli dei contatori e degli edifici per garantire una mappatura corretta e correggendo eventuali errori di dati.
• Analisi dei dati: I PM analizzano regolarmente i dati per identificare anomalie o variazioni, migliorando l’accuratezza dei dati. 
• Gestione della comunicazione con gli inquilini e raccolta dei mandati firmati dagli inquilini.
• Supporto per i processi automatizzati: I PM forniscono le informazioni necessarie per la raccolta automatica dei dati e apportare le correzioni necessarie.

4. Facility Manager

Ruolo

Il Facility Manager (FM) è un professionista chiave nel garantire il buon funzionamento degli edifici e delle attrezzature di un’azienda. Questo settore si divide in due categorie principali:

• Servizi: Includono, servizi di portineria, pulizia, sicurezza, catering, ecc.etc.
• Aspetti tecnici: impianti elettrici (alta e bassa tensione), HVAC (riscaldamento, ventilazione e condizionamento), impianti di sollevamento, ecc.

Missione

Il Facility Manager ha diversi obiettivi chiave:

• Gestire l’ambiente di lavoro per le aziende che esternalizzano questi servizi.
• Ottimizzare il rapporto qualità-costo degli asset.
• Garantire il corretto funzionamento dell’edificio nel rispetto degli standard normativi.

Missioni legate alla qualità dei dati

I Facility Manager utilizzano diversi sistemi di gestione della manutenzione assistita da computer (CMMS) per svolgere i loro compiti. Questi strumenti software raccolgono una grande quantità di informazioni sugli edifici e sulle loro attrezzature. Sfruttando questi dati, i Facility Manager possono monitorare e ottimizzare le attività di manutenzione, migliorare l’efficienza operativa e garantire la conformità alle normative.

5. Inquilino

Ruolo

L’inquilino è in contatto quotidiano con il Property Manager. 

Missione

Le loro responsabilità comprendono:

• Affittare parte o tutto l’edificio in base alla propria strategia immobiliare.
• Collaborare con il PM condividendo i dati di consumo, in particolare per rispettare le normative come il Décret Tertiaire in Francia.
• Eventualmente negoziare le spese fatturate dal PM.

Missioni legate alla qualità dei dati

La vera sfida si presenta quando si tratta di coinvolgere gli inquilini nella raccolta dei dati. Poiché i dati energetici sono di loro proprietà, sono loro a decidere cosa farne, chi può accedere e come utilizzarli. 

Una collaborazione efficace è quindi essenziale per rendere questa condivisione semplice e vantaggiosa per entrambe le parti. Poiché i dati di consumo nelle aree private sono riservati, per accedervi è necessaria l’autorizzazione degli inquilini, spesso tramite una lettera di accordo firmata. 

Strumenti e tecnologie per l’analisi dei dati nel settore immobiliare

Tecnologie avanzate e strumenti specializzati hanno trasformato il settore immobiliare negli ultimi anni. La scelta della soluzione giusta non è più solo una questione di ottimizzazione: può trasformare un investimento in un grande investimento. Questi strumenti non sono solo utili, ma sono fondamentali per garantire la qualità e la veridicità dei dati, essenziali per un accurato reporting ESG. Audit periodici rafforzano questa affidabilità. Ad esempio, per ottenere l’attestazione ISAE 3000, Deepki ha implementato nuovi processi incentrati sul miglioramento della qualità dei dati.

Tuttavia, la raccolta dei dati rimane una sfida importante (Bloomberg Survey, 2024). I metodi variano da paese a paese: alcuni dispongono di sistemi automatizzati efficienti, mentre altri faticano a tenere il passo. Il primo ostacolo è sapere chi fornisce i dati e come accedervi in modo efficiente. La piattaforma Deepki semplifica questo processo, supportando tutti gli stakeholder in ogni fase, dall’implementazione del piano d’azione ESG alla presentazione dei report, garantendo al contempo la conformità normativa. Deepki aiuta ad allineare l’intera organizzazione e il portafoglio agli obiettivi ESG. La  piattaforma aiuta i gestori patrimoniali a soddisfare i rigorosi requisiti di rendicontazione ESG e finanziaria

La necessità di dati di qualità

Dati affidabili sono essenziali per una buona gestione delle performance ESG. Poiché gli investitori e le banche sono sempre più attente alle performance ESG e l’accesso al capitale diventa più difficile e costoso senza una chiara divulgazione  del proprio impatto ESG. Le aziende devono quindi pubblicare informazioni precise. Ad esempio, il 28% degli investitori prevede di disinvestire su asset che non rispettano i criteri ESG, mentre un terzo è disposto a pagare un premio per gli asset che li rispettano (CBRE Survey: Europe Investor Intentions Survey 2023).

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