Collecte des données existantes : adoptez une méthodologie pragmatique

Elisa Provenzale
Date26 novembre 2020

Que vous souhaitiez vous mettre en conformité avec le décret tertiaire, faire votre reporting RSE ou bien encore vous faire labelliser, il est indispensable de collecter de nombreuses données sur votre parc immobilier. Plusieurs types de données peuvent être collectés : les données patrimoniales, énergétiques, d’activité, ESG ou encore en open-data. Cependant, ce n’est pas chose simple ! De grands parcs immobiliers impliquent de nombreuses parties prenantes et donc des données particulièrement éparpillées et difficiles à centraliser. Dans cet article, nous vous proposons une liste des bonnes questions à vous poser en amont de votre projet de collecte. Arrêtez les relances sans fin et adoptez enfin une méthodologie de collecte pragmatique !

Les données disponibles

Il existe 5 grandes typologies de données :

  • Les données patrimoniales comme l’adresse et la superficie du bâtiment ;
  • Les données d’activité comme l’usage du bâtiment et ses horaires d’ouverture ;
  • Les données d’énergie et fluides comme la consommation d’électricité, gaz et eau ;
  • Les données ESG (Environnementales, Sociales et de Gouvernance) comme le taux de représentation homme/femme et le respect des droits des salariés ;
  • Les données en open-data comme la météo ou les risques climatiques.

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Les difficultés liées à la collecte de données

La collecte de données n’est pas simple et des difficultés peuvent vite arriver :

  • Il vous faut tout d’abord lister l’ensemble des données dont vous allez avoir besoin pour répondre à vos objectifs ;
  • Vous devrez ensuite contacter et relancer un nombre important d’interlocuteurs au sein de votre entreprise, mais aussi en dehors, pour accéder à l’information ;
  • Une fois les détenteurs de vos données identifiés et la collecte initiée, il vous faudra vous assurer de leur fiabilité ;
  • Enfin, en plus de la complexité, le plus gros obstacle à un projet de collecte reste le temps car celui-ci vient toujours à manquer.

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Mais alors, comment pallier ces différents obstacles ?

Déroulement d’un projet de collecte pragmatique : collecte automatique VS. manuelle

Pour collecter de la donnée, deux méthodes sont possibles : la collecte automatique VS. la collecte manuelle.

L’automatisation des flux de données nécessite un paramétrage plus ou moins important et complexe. Lorsqu’il s’agit de collecter un nombre important de données ou bien de les mettre à jour régulièrement, cette méthode peut s’avérer très intéressante : gain de temps, données plus fiables, possibilité de mettre à jour les données au fil de l’eau, etc.

Cependant, la mise en place d’une collecte automatique n’est pas toujours nécessaire ni même justifiée. Il est alors possible de recourir à la collecte manuelle. En effet, cette méthode peut s’avérer plus adaptée dans certains cas : coût manifestement disproportionné face au bénéfice tiré. Par exemple, dans le cas de la collecte des données patrimoniales d’un petit parc immobilier, la collecte manuelle semble plus adaptée. En effet, les données à saisir sont peu nombreuses et peu susceptibles de changer dans le temps.

Comment fonctionne la collecte de données manuelle ?

Lorsque la collecte automatique de données demande de déployer des moyens trop importants et / ou coûte trop cher à mettre en place, il est plus intéressant de recourir à une collecte manuelle. Cette dernière peut s’effectuer sur tout type de données : qualitatives ou quantitatives. Cependant, la collecte manuelle peut engendrer de nombreuses erreurs de saisie dues au facteur humain. Il est donc impératif de vérifier la fiabilité de la donnée en détectant d’éventuelles aberrations. Par exemple, il s’agira de vous assurer que les données entrées soient dans le bon format : qu’il y ait bien des chiffres pour les données de consommation, des lettres pour les adresses et que les ordres de grandeur soient bien respectés. En effet, si l’une de vos parties prenantes déclare chaque trimestre entre 1,5 et 2 tonnes de déchets et que pour un trimestre elle en déclare 17, vous pouvez supposer assez naturellement qu’il manque une virgule à ce nombre et demander confirmation à la personne concernée.

Les 6 questions à se poser avant de se lancer dans un projet de collecte de données

1. Quels sont vos objectifs ?

La première question à se poser est “Quels sont mes objectifs ?”. Selon la réponse à cette question, il sera ensuite possible de dresser la liste des données à collecter. En effet, la collecte demande un effort considérable. Il ne s’agit donc pas de collecter de la donnée de manière irréfléchie, mais bien de se concentrer sur les données utiles à la bonne atteinte de vos objectifs.

2. Quelles sont les sources de ces informations ?

Une fois les données à collecter identifiées, il vous faut déterminer où récupérer ces informations. Pour cela, vous devez déterminer où sont stockées ces données et quel est le moyen le plus pragmatique de les récupérer. Par exemple, les factures peuvent être disponibles auprès :

  • Du service comptabilité ;
  • Des fournisseurs d’énergie ;
  • Des distributeurs d’énergie ;
  • Des compteurs et / ou sous-compteurs ;
  • Des locataires dans le cas des données privatives.

3. Est-ce que j’ai le droit de collecter ces informations ?

Certaines données sont confidentielles. Pour les collecter, vous devrez alors obtenir l’autorisation de la personne qui les possède. Par exemple, dans le cas de la collecte des données de consommation des parties privatives, vous devrez faire signer une lettre de mandat à chaque locataire pour être autorisé à collecter la donnée.

À lire également : Collecter les factures de ses locataires, aussi simple qu’une lettre (de mandat) à la poste ?

4. Quelle est la méthode de collecte la plus pertinente ?

Différentes méthodes peuvent être utilisées pour parvenir à automatiser la collecte des données. Il faut donc choisir la plus adaptée à vos données disponibles, mais aussi à votre besoin. Par exemple, la conception d’une API (interface de programmation) requiert du temps de développement ainsi qu’un investissement financier important. Il n’est donc pas toujours intéressant de mettre une API en place : dans le cadre d’une donnée qu’il faudra mettre à jour annuellement, il peut être plus intéressant de continuer à faire de la saisie manuelle ou bien de mettre en place un FTP (File Transfer Protocole).

5. Mes données sont-elles complètes ?

Afin d’obtenir une vision globale de votre parc et pouvoir mener une analyse rigoureuse, vous devrez également vous demander si vous possédez bien toutes les données nécessaires, par exemple une facture par mois pour chaque bâtiment. Si ce n’est pas le cas, vos données incomplètes peuvent venir fausser votre analyse.

Bon à savoir
En cas de données manquantes, il est possible de repopuler des données, c’est-à-dire d’estimer la donnée manquante afin d’assurer des décisions éclairées.

6. Mes données sont-elles fiables ?

Enfin, la fiabilité de vos données doit être constamment vérifiée, que vous ayez recours à de la collecte manuelle ou automatique. Pour aller plus vite, des algorithmes peuvent vérifier la qualité de vos données en détectant automatiquement des données aberrantes.

Vos données existantes représentent une véritable mine d’or mais leur collecte représente un travail complexe et gargantuesque. Si vous ne savez pas par où commencer ni comment vous y prendre, découvrez notre méthodologie pragmatique en téléchargeant le support de notre webinaire sur la collecte des données :

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