Página inicialSea cual sea su propósito – tanto si es el cumplimiento de la normativa, elaboración de informes RSC o certificación – la recopilación de datos es clave para gestionar sus activos inmobiliarios. Este proceso afecta a todo tipo de información, incluidos los datos de los activos, el consumo de energía, la actividad, los criterios ESG y los datos abiertos. ¡Pero la recopilación no es una tarea sencilla! Las grandes carteras inmobiliarias implican numerosos stakeholders, y una amplia dispersión de datos que es muy difícil de centralizar.
Hemos reunido aquí algunos consejos, incluyendo una lista de preguntas clave que hay que plantearse antes de embarcarse en cualquier tarea de recopilación de datos. ¡Despídase de la interminable búsqueda de información, y dé la bienvenida a una recopilación de datos pragmática!
Datos disponibles
Hay cinco categorías principales de datos:
- Datos de activos, como la dirección de un edificio o su superficie
- Datos de actividad, como la función y el horario de apertura del edificio
- Datos de energía y servicios – electricidad, gas, agua, etc.
- Datos ESG (medioambientales, sociales y de gobernanza), como la representación de género y el respeto de los derechos de los empleados
- Datos abiertos, como los riesgos meteorológicos y climáticos
Vea: ¿Cómo recabar sus datos inmobiliarios con mayor facilidad?
Retos de la recopilación de datos
La recopilación de datos puede ser complicada, con múltiples retos en el camino:
- Hacer inventario de toda la información necesaria para cumplir sus objetivos
- Localizar (y enviar recordatorios) a contactos fuera y dentro de la compañía
- Comprobar la exactitud de los datos, una vez iniciada la recopilación
- Lidiar con las limitaciones de tiempo, quizá el mayor obstáculo
Lea también: Sector inmobiliario: ¿por qué recurrir a la recogida automática de datos?
¿Cómo superar estos obstáculos?
Recopilación pragmática de datos: automática vs. manual
Existen dos métodos de recopilación de datos: automático y manual.
La automatización de los flujos de datos requiere una configuración bastante compleja. Para recopilar grandes cantidades de datos o hacer actualizaciones periódicas, este método puede ser muy ventajoso – ahorra tiempo, proporciona datos más fiables, permite actualizaciones en tiempo real, etc.
Pero la recopilación de datos automática no es siempre necesaria, ni siquiera está justificada, especialmente en casos donde el coste es superior a las ventajas. La recopilación de datos manual puede ser más apropiada para una cartera inmobiliaria pequeña. Por ejemplo, donde hay menos datos que introducir y las actualizaciones son poco frecuentes.
¿Cómo funciona la recopilación de datos manual?
Cuando la recopilación automática de datos es prohibitivamente cara o muy exigente, la recopilación de datos manual es la mejor opción. Este método se adapta a todos los tipos de datos, tanto cualitativos como cuantitativos. Pero como la recopilación de datos manual está sujeta a errores humanos, es vital comprobar los datos para detectar anomalías. Asegúrese de que la información se introduzca en el formato adecuado, por ejemplo: números para los datos de consumo, letras para las direcciones y órdenes de magnitud correctas. Si un stakeholder declara unos residuos mensuales de 1,5-2 toneladas pero luego indica 17 toneladas para un trimestre, puede suponer que falta un decimal y pedir información.
6 preguntas clave antes de profundizar en la recopilación de datos
1. ¿Cuáles son sus objetivos?
La respuesta a esta pregunta ayudará a determinar qué información se necesita recopilar. Dado que la recopilación requiere un esfuerzo considerable, es importante centrarse en los datos pertinentes a sus objetivos.
2. ¿Dónde se puede encontrar esta información?
Una vez establecidos los datos que necesita, el siguiente paso es determinar dónde obtenerlos. Esto significa averiguar dónde se almacenan los datos y la forma más fácil de recuperarlos. Por ejemplo, las facturas pueden obtenerse de:
- El departamento de contabilidad
- Proveedores de energía
- Distribuidores de energía
- Contadores y/o sub-contadores
- Inquilinos (en el caso de datos privados)
3. ¿Tengo permiso para recopilar esta información?
Algunos datos son confidenciales, lo que significa que su acceso requiere el permiso de la persona que los posee. Por ejemplo, en el caso de datos de consumo de zonas privadas, necesitará una carta de autorización de cada inquilino autorizando recopilar los datos.
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4. ¿Cuál es el mejor método de recopilación?
Es importante elegir el método que mejor se adapte a los datos disponibles, pero también a sus necesidades. Por ejemplo, diseñar una API (interfaz de programación de aplicaciones) requiere de una importante inversión de tiempo y dinero, por lo que no siempre es la mejor opción. Para los datos que solo requieren actualizaciones anuales, podría ser mejor mantener la entrada manual de datos o configurar un FTP (Protocolo de transferencia de archivos).
5. ¿Están mis datos completos?
Para obtener una visión global de su cartera y permitir un análisis profundo, asegúrese de que dispone de todos los datos necesarios (por ejemplo, una factura mensual por cada edificio). Los datos incompletos perjudican su capacidad de análisis y dificultan el proceso de toma de decisiones.
Es bueno saber
Cuando falta información, se puede recurrir a la recopilación de datos (basada en estimaciones) para rellenar gaps y garantizar la toma de decisiones con fundamento.
6. ¿Cómo de fiables son mis datos?
Tanto si depende de métodos de recopilación manuales como automáticos, los datos deben verificarse constantemente. Para acelerar las cosas, la calidad de los datos puede comprobarse mediante algoritmos de detección automática de anomalías.
En resumen: sus datos son una mina de oro, pero recopilarlos puede ser ser una tarea compleja y colosal.
