Raccolta dati: un approccio pragmatico

Qualunque sia il vostro scopo – che si tratti di conformità alle normative, rendicontazione CSR o ottenere certificazioni – raccogliere i dati è fondamentale per la gestione dei vostri asset immobiliari. Questo processo riguarda tutti i tipi di informazioni, tra cui i dati degli asset, il consumo energetico, le attività, i criteri ESG e gli open data. Ma la raccolta non è un compito semplice! I grandi portafogli immobiliari coinvolgono numerosi stakeholder e dati molto frammentati, difficili da centralizzare.

Abbiamo inserito qui alcuni consigli, tra cui un elenco di domande chiave da porsi prima di intraprendere un’attività di raccolta dati. Dite addio all’infinita ricerca di informazioni e date il benvenuto a una raccolta dei dati pragmatica!

Dati disponibili

Esistono cinque principali categorie di dati:

• Dati sugli asset, come l’indirizzo e la superficie dell’edificio
• Dati sull’attività, tra cui la funzione dell’edificio e gli orari di apertura
• Dati sull’energia e sulle utenze – consumo di elettricità, gas, acqua, ecc.
• Dati ESG (Environmental, Social and Governance), come la rappresentanza di genere e il rispetto dei diritti dei dipendenti
• Dati aperti, come i rischi climatici e meteorologici

Le sfide della raccolta dati

Questa attività può essere complicata, con molteplici sfide lungo il percorso:

• Fare l’inventario di tutte le informazioni necessarie per raggiungere i vostri obiettivi
• Rivolgersi (e inviare promemoria) ai contatti all’interno e all’esterno dell’azienda
• Controllare la correttezza dei dati, una volta iniziata la raccolta
• Gestire i vincoli di tempo, forse l’ostacolo più grande

Come superare questi ostacoli?

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Raccolta pragmatica dei dati: automatica vs. manuale

Esistono due metodi di raccolta dei dati: automatico e manuale.

L’automazione dei flussi di dati richiede una configurazione piuttosto complessa. Per la raccolta di grandi quantità di dati o per gli aggiornamenti periodici, questo metodo può essere molto vantaggioso: fa risparmiare tempo, fornisce dati più affidabili, consente aggiornamenti in tempo reale, ecc.

Tuttavia, l’impostazione della raccolta automatica non è sempre necessaria o giustificata, soprattutto nei casi in cui il costo supera i benefici. La raccolta manuale potrebbe essere più appropriata per un portafoglio immobiliare di piccole dimensioni, ad esempio, dove i dati da inserire sono meno numerosi e gli aggiornamenti poco frequenti.

Come funziona la raccolta dati manuale?

Quando la raccolta automatica dei dati ha costi proibitivi o è troppo impegnativa, la raccolta manuale è l’opzione migliore. Questo metodo si adatta a tutti i tipi di dati, sia qualitativi che quantitativi. Tuttavia, poiché la raccolta manuale è soggetta a errori umani, è fondamentale verificare che i dati non presentino anomalie. Assicuratevi che le informazioni siano inserite nel formato corretto, ad esempio: numeri per i dati di consumo, lettere per gli indirizzi e ordini di grandezza corretti. Se uno stakeholder riporta rifiuti trimestrali di 1,5-2 tonnellate ma poi indica 17 tonnellate per un trimestre, si può presumere che manchi un punto decimale e chiedere conferma.

6 domande chiave prima di iniziare

1. Quali sono i miei obiettivi?

La risposta a questa domanda aiuterà a determinare le informazioni da raccogliere. Poiché la raccolta richiede uno sforzo considerevole, è importante concentrarsi sui dati pertinenti ai propri obiettivi.

2. Dove si possono trovare queste informazioni?

Una volta stabilito di quali dati avete bisogno, il passo successivo è determinare dove ottenerli. Ciò significa scoprire dove sono archiviati i dati e il modo più semplice per recuperarli. Ad esempio, le fatture possono essere reperite da:

• Dipartimento di contabilità
• Fornitori di energia
• Distributori di energia
• Contatori e/o sottocontatori
• Inquilini (nel caso di dati privati)

3. Sono autorizzato a raccogliere queste informazioni?

Alcuni dati sono riservati, il che significa che l’accesso richiede l’autorizzazione della persona che li possiede. Ad esempio, nel caso dei dati di consumo delle aree private, è necessaria una lettera di autorizzazione firmata da ciascun inquilino che autorizzi la raccolta dei dati.

4. Qual è il miglior metodo di raccolta dati?

È importante scegliere il metodo più adatto ai dati disponibili, ma anche alle proprie esigenze. Ad esempio, la progettazione di un’API (application programming interface) richiede un investimento significativo in termini di tempo e denaro, quindi non è sempre l’opzione migliore. Per i dati che richiedono solo aggiornamenti annuali, potrebbe essere meglio mantenere l’inserimento manuale dei dati o impostare un FTP (File Transfer Protocol).

5. I miei dati sono completi?

Per avere una visione globale del vostro portafoglio e consentire un’analisi approfondita, assicuratevi di essere in possesso di tutti i dati necessari (ad esempio, una fattura mensile per ogni edificio). Dati incompleti compromettono le capacità di analisi e ostacolano il processo decisionale.

6. Quanto sono affidabili i miei dati?

Sia che ci si affidi a metodi di raccolta manuali o automatici, i dati devono essere costantemente verificati. Per accelerare i tempi, la qualità dei dati può essere verificata utilizzando algoritmi per il rilevamento automatico delle anomalie.

In conclusione, i vostri dati sono una miniera d’oro, ma raccoglierli può essere un compito colossale e complesso. Scoprite l’approccio pragmatico di Deepki scaricando la nostra lista di controllo per la raccolta dei dati: